Esta Política tiene por objeto proteger los datos personales que se encuentran en los archivos y bases de datos de TRISANA, a fin de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, de conformidad con la legislación nacional colombiana (artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios) y legislación internacional.

 

Los criterios para la recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales; las responsabilidades de TRISANA (como Controlador de Datos), del Encargado del Tratamiento y de los empleados de TRISANA, por el manejo y procesamiento de datos personales, así como los derechos de los titulares de los datos y los procedimientos para hacerlos efectivos, se establecen a continuación.

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RESPONSABLE Y PROCESADOR DE DATOS

 

TRISANA SAS, (en adelante TRISANA o la empresa) identificada con el NIT número 901345874-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, República de Colombia, será el Responsable del Tratamiento, cuyos datos de contacto son los siguientes:

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Correo electrónico: info@trisana.com.co

Número de teléfono: +57 314 649 6151

 

El Encargado del Tratamiento será la persona física o jurídica que en adelante designe TRISANA para tal efecto.

 

DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS

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El siguiente listado contiene el tipo de información personal, perteneciente a personas identificables, que es objeto de la presente política de protección de datos:

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1. Datos e información de contacto, tales como: nombre, número de teléfono, correo electrónico, dirección; nacionalidad; fotografías personales, grabaciones de voz y vídeo; firma y firma electrónica; información contenida en hojas de vida de candidatos y empleados, folletos presentados por proveedores de bienes y servicios, e información proporcionada por personal externo y subcontratistas.

2. Datos profesionales: nombre de la empresa para la que trabaja la persona natural, cargo y domicilio;

3. Información relacionada con transacciones: número de tarjeta para efectos de pago, número de cuenta bancaria y otra información necesaria para realizar transacciones bancarias, información fiscal, patrimonio, ingresos, gastos, salario e historial crediticio;

4. Información proporcionada durante reuniones virtuales, reuniones presenciales, sesiones de atención al cliente;

5. Información personal proporcionada durante capacitaciones o cursos presenciales o virtuales realizados por la empresa.

6. Datos utilizados durante el uso de las plataformas de la empresa, tales como nombre de usuario, información compartida en chats, blogs y redes sociales en las que participa la empresa, entre otros.

7. Dominio de Internet o dirección IP

8. Cualquier información adicional necesaria para el cumplimiento legal, políticas de la empresa y debida diligencia respecto de proveedores, socios comerciales, contratistas, candidatos a puestos ofrecidos por la empresa, empleados y clientes de la misma.

 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

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El Tratamiento a que serán sometidos los datos personales por parte de TRISANA, a través del Encargado del Tratamiento, será la recogida, almacenamiento, tratamiento, administración, uso, transferencia, transmisión y supresión, en la forma permitida por la ley, y se realiza para la siguientes propósitos:

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A. Finalidad del Tratamiento de datos personales de empleados, ex empleados, pensionados, aprendices, pasantes, sus familias y postulantes en procesos de selección:

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1. Procesos de selección y contratación de personal,

2. Procesos de nómina, afiliación, pagos y reportes al sistema general de seguridad social y cajas de compensación familiar,

3. Historial de trabajo y verificación de antecedentes,

4. Auditorías internas y externas,

5. Atención de consultas, solicitudes, solicitudes, acciones o reclamos de las entidades del sistema general de seguridad social a las que se encuentre o haya estado vinculado el Titular,

6. Entrada y salida de las diferentes instalaciones o acceso a sistemas,

7. Verificaciones de cumplimiento de normas legales, normas y reglamentos internos, políticas comerciales y debida diligencia,

8. Atención a posibles emergencias,

9. Y en general, para el cumplimiento de las leyes laborales y todas las finalidades necesarias según la relación particular con TRISANA.

 

B. Finalidades del tratamiento de datos personales de proveedores, clientes, contratistas y colaboradores:

 

1. Permitir que TRISANA cumpla con las obligaciones pre contractuales, contractuales y post contractuales,

2. Responder consultas, enviar cotizaciones, atender las necesidades de los clientes de TRISANA,

3. Celebrar y ejecutar contratos y convenios con clientes, proveedores y socios comerciales,

4. Seguimiento al cumplimiento de obligaciones y compromisos por parte de contratistas y colaboradores,

5. El cumplimiento de asuntos de carácter administrativo,

6. Para el avance de los registros contables, operaciones financieras y pagos,

7. Asignación y control de elementos tecnológicos, equipos y productos para la venta,

8. Auditorías externas e internas,

9. Realizar el proceso de verificación de antecedentes y listas restrictivas para la prevención y control del blanqueo de capitales y el financiamiento del terrorismo, entre otros asuntos relacionados con el cumplimiento legal de sus clientes, proveedores y socios comerciales,

10. Campañas de marketing de venta y posventa,

11. Entrada y salida de las instalaciones, y

12. En general, para todas las finalidades necesarias según la relación contractual.

 

Los datos personales también podrán ser tratados para atender las consultas, solicitudes, acciones y reclamos que realice el Titular de la información o las personas autorizadas por él o por la Ley.

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MECANISMOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN

 

TRISANA recaba información personal, entre otros, cuando el titular de los datos personales:

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1. Realiza consultas, solicita información o contacta con TRISANA,

2. Involúcrese con el sitio web de la empresa,

3. Rellenar los formularios de TRISANA,

4. Visita las instalaciones de TRISANA o visitamos las suyas,

5. Celebrar un contrato o transacción con la empresa,

6. Participar en las capacitaciones de TRISANA,

7. Facilitar sus datos en eventos del sector o ferias,

8. En general, facilitar sus datos a la empresa.

 

Adicionalmente, TRISANA recopila información personal disponible en bases de datos de acceso público o redes sociales.

 

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

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Los datos personales proporcionados a TRISANA, en el ejercicio de cualquier actividad laboral o comercial, permanente u ocasional, estarán protegidos bajo esta Política. TRISANA deberá por tanto garantizar los siguientes derechos en cabeza de los Titulares:

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1. Acceder de forma gratuita a los datos facilitados por sus titulares, que hayan sido objeto de tratamiento,

2. Conocer, actualizar y rectificar la información respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado,

3. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos, salvo en aquellos casos en que no sea legalmente exigible,

4. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha hecho de sus datos personales,

5. Presentar denuncias ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos personales,

6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato, siempre que no exista obligación legal o contractual que impida dicha supresión,

7. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles, cuyas respuestas son facultativas.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y DENUNCIAS

 

El responsable del tratamiento de los datos personales será el Gerente Legal quien también será responsable de atender las consultas y reclamos que realice el titular de los datos permitiéndole ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización. Cualquier consulta será enviada a la dirección de correo electrónico: info@trisana.com.co ay será contestada en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la misma.

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Cuando no fuere posible atender la consulta o queja en dicho plazo, se informará la fecha en que se atenderá la consulta y los motivos de la demora. La respuesta a la consulta o queja no podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes del Responsable o del Encargado del Tratamiento, podrán presentar una reclamación ante cualquiera de ellos, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

 

La reclamación se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, junto con la siguiente información:

 

• Identificación del Titular,

• Descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación,

• Dirección,

• Documentos a afirmar.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado de la situación.

 

Una vez recibido el reclamo completo, y en un término no mayor a dos (2) días hábiles, se incorporará a la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha declaración ("reclamación en trámite") se mantendrá hasta que se resuelva la reclamación.

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El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá exceder de los ocho (8) días hábiles siguientes a la vencimiento del primer plazo.

 

Una vez cumplidos los términos previstos en la ley, el Titular a quien se le niegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner el caso en conocimiento de la “Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio”.

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VALIDEZ

 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de diciembre de 2022 y estará vigente hasta el momento en que sea expresamente revocada o modificada.

 

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales estarán vigentes mientras la información se mantenga y se utilice para los fines descritos en esta Política.

 

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y mientras no exista obligación legal de suprimirlos.